WPS如何才能提高文章的修改效率呢?

来源:下载之家 作者:wangmeng

wps office

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版本:v10.1.0.6393
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分类: 办公软件
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导读: WPS是一款办公软件,它可以实现办公软件最常用的文字、表格、演示等多种功能,今天小编就给大家详细介绍一下WPS如何才能提高文章的修改效率呢?大家一起来看一看吧。

 

  WPS是一款办公软件,它可以实现办公软件最常用的文字、表格、演示等多种功能,今天小编就给大家详细介绍一下WPS如何才能提高文章的修改效率呢?大家一起来看一看吧。

  操作步骤如下:

  1. 解决内容替换的难题

  文章修改时若出现不好寻找统一规律的大量问题。例如,搜集自网络的文章,由于网页格式符号作怪,复制来的文本在每段后

  可能带有一些无用的字符串,这样的字符串往往不仅内容不尽相同,甚至字串长度也不同,无法用普通替换来完成(图1)。

WPS如何才能提高文章的修改效率呢?

 

  (图1 处理前的段尾有不规则字符串)

  这时,先将要处理的文字复制到EmEditor空白文档中,执行Ctrl+H命令启动替换窗口,

  选中“使用正则表达式”复选框,在“查找”框中输入“中医网.*$”,“替换为”

  框保持空白,不输入任何内容(图2)。最后点击“替换全部”,只需数秒钟,就可

  完成成千上万字的不规则段尾信息处理(图3)。表达式中“.*”表示从当前位置开始的若干个任意字符,“$”表示一直到段尾结束。

WPS如何才能提高文章的修改效率呢?

 

  (图2 用简单的表达式来完成复杂的替换)

WPS如何才能提高文章的修改效率呢?

 

  (图3 处理后的段尾整齐划一)

  2. 用好文章的审阅技能

  传统的文章修改一般用彩笔勾勾画画,修改之后的文章一目了然。电子稿若通过普通手段增删改之后,

  往往看不出修改的痕迹。为此,WPS中提供了效仿传统修改的审阅功能。给别人修改文章,要添加建议,

  只需点击“审阅”菜单,用“插入批注”按钮插入批注意见即可(图4)。若发现文章出现内容错误

  、重复、缺失,需要修改、删除或补充时,可利用“修订”按钮与下拉选单,直接进行文章的修改(图5)。

  修订的内容会自动以红色显示。

WPS如何才能提高文章的修改效率呢?

 

  (图4 及时插入修改意见)

WPS如何才能提高文章的修改效率呢?

 

  (图5 点击“修订”直接在文章上进行修改)

  3. 文章修改的其他难点

  除了按审阅的办法修改文章外,日常工作中往往还会遇到一些特殊情况。当别人给你修改一篇文章时,

  也许对方没按办公软件审阅与修订的办法去处理,而是直接在文章中作了增删改操作,这样若不看原稿,

  文章变动了哪些内容,不好完全看出来。遇到这种情况,可采用WPS文字软件的文章“比较”模式来找出不同。

  通过“审阅→比较”呼出文档比较对话框,指定修订前后的文档,然后点击“确定”按钮(图6),

  即可出现文档修改前后不同之处的对比画面。

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  (图6 比较两个文档内容的不同)

  小提示:

  若用比较和处理结构复杂的大文档,还可根据处理文档的性质,充分利用EmEditor提供的多种视图模式。

  例如:大文件控制器、大纲导航、文件对比、分窗操作等功能来提高操作效率。

  文章修改的另一个难点是体例不统一。现实中,不少人写的文章中涉及到的英文术语大小写很不统一,

  例如写Windows的文章,一会儿写为首字母大写的Windows,一会儿又是全大写的WINDOWS,或者又出现了

  全小写的windows,一篇文章中反反复复,随机出现,手工修改比较麻烦。这时,用批量转换选定内容操作,

  效率就会大大提高。将文章复制到EmEditor中,选中要转换的英文术语所在的段落,用右键菜单命令

  “转换选定内容→首字母大写”,一次性统一规范英文术语(图7)。

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  (图7 用右键菜单命令完成一次性转换)

  此外,还可以定制变首字母大写(或变全大写、全小写)的“宏”按钮,遇到拼写不规范的英文术语时,

  点击一下该按钮,不规范的词语马上可规范起来。具体办法:通过“宏→开始宏”开始录制宏,

  选中任一个单词(如:winDows),从EmEditor右键菜单“转换选定内容”选择执行转换操作

  (如“首字母大写”),然后用“宏→停止宏”命令停止录制,给宏命名“首字母大写”。

  最后开启宏工具栏,“首字母大写”按钮显示在工具栏上,方便以后使用。

  以上就是小编为大家演示的图文教程,希望对小伙伴们有所帮助。

 

  以上就是小编为大家演示的图文教程,希望对小伙伴们有所帮助。